Skip to Content

logo

닫기

모바일메뉴

logoSSANGYONG

Office Toon

Writer. 편집실 / Illustrator. 뿜작가

148.jpg

 

 

비즈니스 이메일 활용도 UP!

 

업무상 하루에도 몇 번씩 주고 받는 이메일. 빈번하게 쓰다 보면 사소하게 챙겨야 할 부분이라도 놓치는 경우가 생기게 마련인데요. 어떻게 하면 업무 메일을 깔끔하고 효율적으로 활용할 수 있을까요?

기본적으로 메일의 제목은 핵심을 담아 간결하게 작성합니다. 강조해야 하는 메일일 경우, 제목 머리에 [중요], [요청], [긴급] 등을 붙여 넘쳐나는 수신함 속 메일 틈에서 내용을 추릴 수 있게 하는 것도 좋은 방법이겠죠? 메일 한 통에는 하나의 내용만 담아, 추후 받는 이의 메일 검색을 용이하게 하는 것도 잊지 마세요.

업무 메일 쓸 때 요긴하게 쓰이는 전달(Fw)과 참조(Cc)에 대해 알아볼까요? 먼저 메일을 전달 할 때 아래로 쌓인 메일이 많은 경우, 받는 사람이 메일의 목적을 빨리 파악할 수 있도록 어디서부터 어디까지 참고하면 좋은지 함께 알려주는 게 좋습니다. 이전에 쌓인 메일 주소들, 제목, 내용 등 전반적으로 한 번 점검하고 수정한 후 전달해야 불필요한 정보 전달도 빼고, 실수도 줄일 수 있어요. 여러 명에게 메일을 전달하면서 어떤 사람들에게 메일을 보냈는지 알리고 싶지 않다면 본인의 메일 주소를 수신인(To)에, 다른 이들의 메일 주소를 숨은참조(Bcc)에 넣으면 됩니다.

수신인, 참조, 숨은참조에 따라 이메일을 받는 사람이 읽고 대처하는 방법이 달라지므로 상황에 따라 적절히 사용하는 게 좋은데요. 수신인(To)에는 업무와 직접 관련이 있어 메일에 답변할 사람을, 참조(Cc, Carbon copy)에는 꼭 답변할 필요는 없지만 내용을 참고할 사람, 보통 같은 업무를 공유하는 팀 또는 상사를 넣어 업무 진행 상황을 간접적으로 공유합니다. 이러한 참조는 메일의 공신력을 높일 수 있어요. 숨은참조(Bcc, Blind carbon copy)는 메일 내용을 공유하고 싶지만 그 대상을 수신인과 다른 참조인에게 알리고 싶지 않을 때 사용합니다. 상대에게 받은 메일의 회신이나 응답은 되도록 24시간 이내에 하는 것이 좋습니다. 만약 24시간 안에 명확한 답을 주지 못할 상황이라면 언제까지 답을 주겠다는 내용으로 회신하는 게 좋습니다. 메일 발송 전에는 꼭 최종적으로 내용과 수신인, 참조 등이 정확한지 확인하세요. 보내기 버튼을 누르는 찰나 ‘아차!’ 하는 일이 생길 수 있으니까요. 매일같이 주고 받는 메일. 업무 메일을 대하는 작은 습관이 모여 큰 성과로 이어질 수 있다는 점, 잊지 마세요!

 

RSVP Répondez s'il vous plaît, 회신 바랍니다

ASAP As soon as possible, 가능한 빨리

FYI For your information, 참고하세요

PLS Please, 부탁합니다

TBD To be determined, 추후에 결정될 예정

COB Close of business, 업무 종료·업무 시간 마감